Als je in Outlook niet alleen de e-mailadressen van je vrienden en kennissen opslaat, maar ook hun complete NAW-gegevens dan is het mogelijk om een adressenlijst af te drukken. Outlook beschikt hiervoor standaard over een aantal zeer uitgebreide afdrukmogelijkheid. Bekijk onderstaande instructievideo om te zien hoe je dat kunt doen.

Contactpersonen uit Outlook afdrukken

Outlook beschikt over een functie Regels waarmee je het programma binnenkomende e-mailberichten automatisch in een vooraf opgegeven map kunt laten plaatsen. Bij het aanmaken van een dergelijke regel moet je eraan denken dat je de actie het verwerken van regels beëindigen toevoegt aan de regel. Wanneer je dat namelijk niet doet, zullen alle ingegeven regels op het bericht worden uitgevoerd.

Dat is meestal overbodig, want één regel zal over het algemeen de juiste actie op het binnengekomen bericht uitvoeren. Stel dat je vijf regels hebt. Deze worden dan ook allemaal uitgevoerd op elk binnenkomend bericht. Dit kan ook de prestaties van Outlook negatief beïnvloeden. Klik hieronder om te zien hoe je een regel in Outlook 2003 maakt die alle e-mailberichten met de tekst persbericht in het onderwerp in de map Persberichten doet plaatsen.

Regels aanmaken binnen Outlook

Het is mogelijk om de lijst met contactpersonen van Outlook naar Excel te exporteren.
In bijgaande instructievideo kun je zien hoe dat in zijn werk gaat.

Wil je de Gmail contactpersonen exporteren naar Excel, lees dan de uitleg van Gmail hierover.

Contactpersonen importeren in Gmail.

CSV bestanden maken en bewerken.

Contactpersonenlijst naar Excel exporteren

Stel je werkt op een afdeling personeelszaken en krijgt af en toe e-mailberichten die strikt persoonlijk zijn. Je kunt natuurlijk die e-mailberichten afdrukken en opbergen in het dossier van het desbetreffende personeelslid. Maar als je het oorspronkelijke e-mailbericht ook wilt bewaren, maar om privacy-redenen niet in je Postvak IN wilt laten staan, dan kun je het e-mailbericht op een andere plek op je harde schijf opslaan of eventueel op een losse diskette of USB-key zetten. In bijgaande instructievideo kun je zien hoe dat in zijn werk gaat.

Vertrouwelijke e-mailberichten veilig bewaren

De meeste gebruikers zijn uiteraard zeer tevreden over het Leesvenster in Outlook 2003. Deze functie toont een venster rechts van of onder het Postvak IN. In dit Leesvenster lees je direct de inhoud van het geselecteerde e-mailbericht. Bij het opstarten van Outlook is dat het eerste bericht.

Dit gedrag is wellicht niet gewenst als het eerste bericht in het Postvak IN een virus bevat dat direct geactiveerd kan worden. Wellicht zijn er andere redenen om Outlook op te starten zonder Leesvenster. Of in het geval van een eerdere Outlook-versie: het Voorbeeldvenster, dat een soortgelijke functie heeft. Het is mogelijk om Outlook zonder Voorbeeldweergave of Leesvenster op te starten door gebruik te maken van een bijzondere startoptie. Bekijk in bijgaande instructievideo hoe een en ander in zijn werk gaat.

Outlook opstarten zonder voorbeeldvenster

Voor het schrijven van de meeste e-mailberichten voldoet Outlook uitstekend. Echter, soms is het handiger om Word in plaats van Outlook te gebruiken voor het schrijven van gecompliceerde e-mailberichten. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het gebruik van veel tabellen en dergelijke. Je hoeft echter Word niet apart te starten, maar kunt dat eenvoudig vanuit Outlook doen. In bijgaande instructievideo kun je zien hoe dat in zijn werk gaat.

Word vanuit Outlook opstarten